Quante volte ti è successo di sentirti dire: “tra 10 minuti il direttore ci vuole tutti in sala riunione”?

Ecco, questo è il modo peggiore per organizzare una riunione!

La preparazione della riunione.

La fase preparatoria assume valore fondamentale e può essere determinante per la riuscita della riunione.

Si articola in diversi aspetti, da quelli più organizzativi, più concreti, ma non per questo meno importanti, a quelli che definiscono la natura stessa e gli obiettivi della riunione.

Il fattore tempo.

Prevede la strutturazione dei tempi di lavoro e dei tempi di pausa, la scelta degli orari e della durata complessiva della riunione.

La preparazione dell’argomento da mettere in discussione.

Il coordinatore deve procurarsi tutta la documentazione necessaria per una presentazione esauriente dell’argomento al gruppo.

Naturalmente, nell’ambito di una conduzione non direttiva, non è suo compito cercare di risolvere le problematiche che l’argomento suggerisce, ma semplicemente presentarlo in modo da suscitare interesse e attivare la discussione.

Il lavoro di preparazione consisterà dunque essenzialmente nel ricercare e mettere insieme tutti gli ambiti problematici dall’argomento.

La definizione dell’obiettivo.

Stabilisce qual è la finalità della riunione. Consente inoltre di individuare chiaramente il tipo di riunione più idoneo.

La finalità della riunione deve essere indicata con precisione per evitare che gli intervenuti si aspettino una cosa diversa da quella che troveranno.
La convocazione della riunione.
Nel decidere quando convocare una riunione il coordinatore deve valutare l’ora migliore della giornata e renderla nota, mediante comunicazione scritta o telefonicamente, inviando anche l’ordine del giorno ai partecipanti.
Per quanto riguarda i partecipanti per loro conto devono prendere nota dei dettagli, notificando l’eventuale assenza e organizzarsi per eventuali spostamenti.
La presentazione dell’argomento della riunione.
Nella presentazione dell’argomento della riunione è importante convocare i partecipanti con discreto preavviso e con precise indicazioni sul luogo e sull’ora. Inoltre, è importante anche informarli sull’obiettivo e sull’oggetto della riunione.

  • L’obiettivo definisce lo scopo generale, la finalità della riunione; tale definizione permette di prevedere chiaramente il tipo di riunione.
  • L’oggetto della riunione sono il o i problemi che verranno indicati nell’ordine del giorno.

Lo svolgimento della riunione.
Conclusa la fase preparatoria, lo svolgimento della riunione è preceduto di consueto da una breve fase preliminare: l’accoglienza e la presentazione dei partecipanti.
Non si tratta di una semplice cerimonia introduttiva: serve a creare il clima giusto e deve svolgersi senza fretta, lasciando al gruppo il tempo necessario per entrare in argomento.
È possibile identificare nella riunione 4 fasi:

  1. l’apertura, che concerne la presentazione e la qualifica dei partecipanti; poi il coordinatore definisce gli obiettivi del gruppo, il suo ruolo e le modalità con cui intende condurre la riunione; infine presenta il tema della discussione, seguendo lo schema già preparato
  2. lo svolgimento, dove il coordinatore otterrà le opinioni di tutti i partecipanti mettendole a confronto; poi l’animatore presenta un piano che rappresenta la sintesi delle proposte; successiva discussione del piano fissato ed infine la sintesi finale approvata da tutti
  3. la chiusura, dove il coordinatore elabora, in forma scritta o in forma orale, il rapporto finale
  4. il congedo, ossia un rimando operativo ed eventuali incontri.

 

Fabiola Sacramati

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