Perché si fa una riunione? Quali sono i motivi che spingono ad organizzare una riunione? Paradossalmente i motivi per cui si fa una riunione in azienda sono di due tipi: positivi o negativi.
Quelli positivi possono essere: mettere in comune le risorse, stimolare e far incontrare le persone, aiutare a comunicare.
I principali motivi negativi per cui si fa una riunione possono essere: evitare le responsabilità, fare sfoggio di potere, evitare il lavoro, abitudine, ratificare decisioni.
È inutile dire che le riunioni organizzate per motivazioni negative non sono solo inutili, ma addirittura sono dannose in termini economici e di relazioni interne per tutta l’organizzazione.
Ovviamente, qui ci occupiamo solo delle riunioni basate su motivazioni positive!

Gli elementi concreti indispensabili perché una riunione possa realizzarsi sono tre: i partecipanti, il leader e il luogo. Vediamoli uno alla volta.

  1. I partecipanti. Il numero dei partecipanti ottimale deve essere dalle 5 alle 10 persone, in quanto rappresenta la cellula di base (è stato dimostrato che il gruppo 3-4 membri è povero dal punto di vista propositivo, mentre il gruppo con più di 10 membri tende a frazionarsi in sottogruppi).Le riunioni sono “gruppi in azione” e le persone che vi partecipano portano nella riunione la loro personalità individuale, ma nel corso della riunione prende il sopravvento un’altra personalità, ossia quella del gruppo.Qual è il comportamento che dovrebbero tenere i partecipanti perché la riunione sia efficace? È importante che i partecipanti arrivino alle riunioni preparati sui temi all’ordine del giorno, parlino in modo chiaro e rispettando i tempi (se qualcuno usa la riunione per far sfoggio della sua arte oratoria, i tempi si allungano e si perde di efficacia), sappiano ascoltare i propri interlocutori ed infine dimostrino pazienza, educazione e tatto.
  2. Il leader. Il coordinatore delle riunioni deve:
    • essere flessibile, cioè sapere quando essere “deciso” con i partecipanti per mantenere il controllo e quando poter essere meno rigido, anche per non dare l’impressione di essere prepotente;
    • saper ascoltare i partecipanti alla riunione, riconoscere la loro competenza ed essere aperto ai loro suggerimenti e proposte;
    • saper gestire i momenti di tensione che si possono verificare durante la riunione, rispettando sempre le regole procedurali.

    Quindi, se vuoi essere un valido coordinatore della riunione devi:

    • avere un atteggiamento positivo, con il quale mostrare che intendi ricavare il massimo dalla riunione;
    • far percepire ai partecipanti che intendi esaurire l’argomento dell’ordine del giorno;
    • non lasciare che i partecipanti prendano il sopravvento durante la riunione, altrimenti diventeresti invisibile;
    • permettere ai partecipanti di parlare;
    • incoraggiare i partecipanti a contribuire con le proprie competenze individuali e trattare tutti allo stesso modo.
  3. Il luogo. È importante, nel preparare una riunione, decidere la sede dove condurla sulla base di alcuni elementi fondamentali. La sede deve:
    • essere della forma e delle dimensioni giuste a seconda del numero dei partecipanti;
    • essere tranquilla, ben illuminata, arieggiata e con una buona acustica per non creare problemi di attenzione dei partecipanti;
    • essere esente da interruzioni e disturbi per facilitare una concentrazione ininterrotta e un ambiente di lavoro efficiente;
    • deve avere una disposizione spaziale ottimale per facilitare le comunicazioni e le interazioni (a questo proposito, è stato progettato come soluzione molto positiva un tavolo speciale, un tavolo ovale con un estremo “tagliato” ad indicare il posto del coordinatore).

Per aiutarti ad autovalutare la tua capacità di coordinare una riunione, ti proponiamo questa breve check list. La riunione è improduttiva se:

  1. le discussioni sono state superficiali e inconcludenti.
  2. non sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati
  3. il tempo è stato male impiegato.
  4. i partecipanti, dopo la riunione non si sentono soddisfatti.
  5. la partecipazione è stata minimale
  6. non sono stati affrontati tutti i punti previsti dall’ordine del giorno
  7. non si è effettuato il lavoro di gruppo.

Per ciascuna affermazione cerca di individuare le possibili cause. Alcune possono essere imputabili a te in qualità di coordinatore ed altre (poche altre) possono derivare da fattori esterni. Rispondi in modo onesto con te stesso e… buona riunione!

Fabiola Sacramati

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